Beglaubigung, Legalisation und Apostille – was ist der Unterschied?

Eine Beglaubigung bestätigt ganz generell die Echtheit eines Dokuments oder einer Unterschrift. Es können Unterschriften beglaubigt werden, Dokumente, Urkunden, Kopien und Abschriften von Dokumenten und Urkunden, aber auch Übersetzungen. Eine beglaubigte Übersetzung bestätigt die Echtheit und Korrektheit der Übersetzung eines Dokuments zur Vorlage bei Behörden und Ämtern. Es wird nicht die Echtheit und Korrektheit des zu übersetzenden Originaldokuments bestätigt. Diese beglaubigten Übersetzungen können nur gerichtlich vereidigte Übersetzer:innen anfertigen.

Es wird außerdem noch unterschieden zwischen einer öffentlichen und einer amtlichen Beglaubigung. Öffentliche Beglaubigungen können nur von Notarinnen und Notaren ausgestellt werden. Dies ist zum Beispiel notwendig bei Einträgen ins Grundbuch, Erbschaftsunterlagen, Vollmachten, etc. Amtliche Beglaubigungen können hingegen von Behörden ausgestellt werden für z. B. folgende Dokumente: Zeugnisse, Ausweisdokumente, Promotionsurkunden, etc. 

Die “Haager Apostille”, kurz Apostille, ist eine Form der Beglaubigung im internationalen Urkundenverkehr. Sie wird von Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens verwendet. Diese löste die Legalisation für einige Staaten ab und vereinfacht heute den Urkundenverkehr zwischen diesen Staaten. Die Apostille bestätigt ähnlich wie eine Beglaubigung die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers einer Urkunde. Eine Apostille wird also für Urkunden benötigt, die ausländischen Behörden vorgelegt werden, beispielsweise bei einer Auswanderung. Die Apostille bestätigt dem jeweiligen Land, dass die Urkunde echt ist.  

Innerhalb der EU ist die Apostille für Personenstandsurkunden, wie Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde, durch eine Verordnung der Europäischen Union nicht mehr notwendig. Hier wurde vereinbart, dass ein mehrsprachiges Formular, das die notwendigen Informationen abfragt, zur Vorlage bei Behörden ausreicht. Für Ausweisdokumente, wie Reisepass oder Personalausweis, bedarf es ganz allgemein keiner Apostille mehr für die Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens.  

Ausgestellt werden darf eine Apostille von dazu bestimmten inländischen (deutschen) Behörden. Dies unterscheidet die Legalisation auch entscheidend von der Apostille, denn die Legalisation darf nur von Konsulaten und Botschaften des jeweiligen Landes ausgestellt werden, in dem das Dokument vorgelegt wird.

Hinweis: Es gibt einige Staaten, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind, deren Beitritt Deutschland aber nicht anerkennt. Dazu gehören beispielsweise Indien, Marokko, Tunesien, die Dominikanische Republik, etc. Für diese Staaten ist immer noch eine Legalisation notwendig.

Eine Legalisation ist eine weitere Form der Beglaubigung. Diese kann für Nicht-Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens notwendig werden. Im Gegensatz zur Apostille, kann sie nur in Botschaften oder Konsulaten des Landes ausgestellt werden, in dem die Urkunde vorgelegt wird. Für die Legalisation kann das Konsulat oder die Botschaft verlangen, dass die Urkunde im Vorfeld von einer inländischen (deutschen) Behörde “vorbeglaubigt” wird, also durch eine normale Beglaubigung, die Echtheit des Dokuments bestätigt wird.  

Generell gilt: Dokumente und Urkunden müssen Behörden meistens in der jeweiligen Landessprache vorliegen. Daher müssen Dokumente zur Vorlage bei ausländischen Behörden übersetzt werden. Aber auch ausländische Dokumente müssen für deutsche Behörden übersetzt werden. Aber warum benötigt man eine Beglaubigung zusätzlich zur Übersetzung? Mit Unterschrift, Stempel und Beglaubigungsvermerk bestätigt der oder die Übersetzer:in die Korrektheit und Vollständigkeit der Übersetzung. Damit wird die Übersetzung selbst zu einem offiziellen Dokument in der Landessprache der jeweiligen Behörde. So kann die Behörde das Dokument auch anerkennen.

Beglaubigte Übersetzungen sind ein Leben lang gültig, außer natürlich etwas verändert sich im Originaldokument. Dann muss das Dokument noch einmal übersetzt und neu beglaubigt werden.  

Beglaubigte Übersetzungen können nur von gerichtlich vereidigten Übersetzer:innen angefertigt werden. Um überhaupt vereidigt zu werden, müssen Übersetzer:innen eine staatlich anerkannte Ausbildung zur oder zum Übersetzer:in abgeschlossen haben. Das kann ein Studium an einer Universität sein oder eine Ausbildung an einer Fachakademie. Außerdem muss die oder der Übersetzer:in neben einem polizeilichen Führungszeugnis noch weitere Unterlagen vorlegen. Daraufhin erfolgt die öffentliche Bestellung und Beeidigung bei Gericht.

Ja, sowohl das Dokument selbst als auch die Apostille müssen in die jeweilige Landessprache übersetzt werden, in dem das Dokument vorgelegt werden soll.